Vous avez monté votre entreprise, vous avez réussi à vous faire une place dans le business, les ventes sont au rendez-vous et votre chiffre d’affaires connait une belle expansion. Tout est parfait ou presque, car votre succès connait maintenant, la rançon de sa gloire avec l’apparition des impayés, des retards de paiements, des cartes refusées et autres.
Ces situations sont critiques car elles engendrent une déficience de trésorerie pour les comptes des entrepreneurs. S’il est certain qu’un voire deux refus ou impayés, sont facilement gérables, c’est beaucoup plus complexe lorsque ceux-ci, rognent une part importante du chiffre d’affaires. Certaines entreprises subissent jusqu’au point de mettre la clé sous la porte.
Selon votre activité, le risque est plus ou moins étendu, cependant, un vieil adage préconise « qu’une personne avertie en vaut deux ». Il est donc important pour tout entrepreneur de prendre ses dispositions afin d’éviter de subir cette situation dont les répercussions peuvent aller jusqu’au dépôt de bilan.
Les sources de problèmes
Au premier abord, on peut penser qu’il s’agit uniquement d’un manque temporaire de chiffre d’affaires, cependant, ces situations peuvent réellement mettre une société en difficulté.
Impayés : La facturation est faite, due mais le client ne paye pas
Lorsque vous générez des factures, celles-ci, sont incrémentées dans votre comptabilité. Ce qui implique que vous êtes redevables de la TVA (selon votre statut d’entreprise), de l’URSSAF, d’autres taxes ainsi que des salaires de vos employés et/ou du vôtre.
Une facture qui reste en impayé dont la créance ne sera pas recouvrée, devra alors être sortie de la comptabilité par le biais d’un avoir ou être passée en « pertes et profits ». Dans tous les cas, ce sont des démarches supplémentaires particulièrement longues, fastidieuses et souvent coûteuses, si toutefois, votre entreprise doit faire appel à une société externe de recouvrement.
Retards : des délais de paiement interminables
Alors que les impayés sont avérés, les retards eux, sont plus subtils. Des délais de paiement plus longs sont tout aussi ravageurs que des impayés. Bien sûr, la facture sera réglée dans son intégralité mais toute entreprise se doit de tenir des échéances. Vos débiteurs doivent les respecter pendant que vous vous devez d’honorer celles de vos propres créanciers. Or, si vous subissez des retards de paiements, alors que votre trésorerie est à flux tendu, il devient compliqué pour votre entreprise de respecter ses propres engagements. On rentre donc dans un cercle vicieux qui met à mal toute la chaine.
Les cartes refusées ou cartes expirées sur les paiements en plusieurs fois
Lors d’un paiement réalisé en une fois dit « one shot », si la carte est expirée ou si la transaction est refusée, l’impact en termes de risques sera plutôt faible pour le commerçant. Un effet négatif potentiel réside dans l’indisponibilité immédiate du produit tant qu’il est sauvegardé dans le panier dont le paiement est refusé. Ce qui en réalité, correspond à quelques minutes puisqu’une fois la transaction annulée, le produit sera automatiquement remis en stock et donc à nouveau disponible à la vente.
En revanche, lors d’un paiement en plusieurs fois, le risque est plus grand. En effet, si le premier paiement est couvert par le 3D-Secure (voir article DSP2 pour en savoir plus sur le 3D-Secure v2), les deux autres mensualités peuvent être rejetées, si la carte est opposée ou expirées. Pour pallier à ce problème, les commerçants choisissent d’augmenter le montant de la première mensualité, elle peut alors représenter jusqu’à la moitié du prix total du produit et ainsi limiter la casse. Mais ce mécanisme n’empêchera pas, le commerçant de supporter le coût inhérent aux mensualités restantes ainsi que la perte du produit déjà expédié voire probablement reçu par le « client ». A noter (et fort heureusement) tous les clients ne sont pas des mauvais payeurs, parfois, il s’agit juste d’un oubli et le simple fait de réclamer le recouvrement de la créance au client, permettra de récupérer le paiement manquant. Dans le cas contraire, le commerçant devra s’armer de patience ou demander l’aide d’une entreprise de recouvrement pour récupérer cette partie de son chiffre d’affaires.
Quelques petits chiffres pour bien comprendre l’impact négatif des impayés :
- 25% des faillites sont liées à des défauts de paiement
- La majeure partie des défauts de paiements concerne des particuliers
- 1 entreprise sur 3, paye ses factures en temps et en heure
- Recouvrir une créance via une entreprise spécialisée coûte entre 10 et 30€
- Les sommes bloquées en recouvrement représentent % du PIB national
La solution alternative efficace qui s’adapte à toutes les entreprises
L’ancienne méthode : le rappel par courrier postal, par e-mail et/ou par téléphone
La relance par courrier traditionnel
Le plus souvent, cette méthode consiste à envoyer une lettre de relance au client débiteur afin de lui rappeler sa créance. Le numéro de la facture, le montant de celle-ci ainsi que l’IBAN du créancier sont indiqués de manière, à ce que le débiteur puisse réaliser un paiement soit par chèque soit par virement. Cependant, cette option bien que moins coûteuse qu’une société spécialisée en recouvrement de créances, représente un coût certain, pour un créancier qui est déjà fragilisé en termes de trésorerie. Cette démarche doit être considérée comme « une bouteille lancée à la mer ». Outre, le coût des timbres dont le prix augmente chaque année, les NPAI (« n’habite pas à l’adresse indiquée ») qui finissent par être retournés au créancier sous plusieurs jours voire semaines ou directement classés dans la poubelle du débiteur… ce type d’action n’a que peu de chance d’aboutir à un réel recouvrement et donc à la récupération des fonds tant attendus par le créancier.
La relance par courrier digital ou e-mail
En ce qui concerne la version e-mail, bien qu’elle soit moins coûteuse, le client débiteur devra prendre le temps de soit vous transmettre un chèque par courrier postal soit de vous faire un virement bancaire, ce qui demande une certaine intendance.
Cette logistique est également importante du côté de l’entreprise qui souhaite récupérer ses paiements, en effet, vous devez générer un e-mailing, sans avoir de visualisation sur les retours et sur le fait que ceux-ci aient été lus ou même ouverts par vos débiteurs. Sauf si vous faites appel à une entreprise spécialisée en e-mailing. Un service certes efficace mais coûteux.
La relance par téléphone
Cette option est aussi chronophage que gourmande en termes de ressources humaines, soit vous déviez l’activité d’un ou plusieurs salariés pour assumer ses fonctions soit vous y dédier un service entier. Dans, tous les cas, joindre les clients par téléphone peut s’avérer fastidieux pour un résultat minime. En effet, les débiteurs contactés vous promettront de vous envoyer un paiement par chèque ou par virement, vous devrez ensuite confirmer vos accords par e-mail et… attendre ce fameux paiement. Celui-ci, devrait vous parvenir dans les prochains jours ou semaines voire pas du tout, si le débiteur oublie de respecter son engagement. Il vous faudra alors refaire toute la démarche en rappelant le débiteur ce qui peut se transformer en une spirale infinie.
Sans compter, les méthodes de paiement, plus ou moins longues…
Que la relance soit faite par courrier postal ou par courriel, le débiteur qui souhaite faire un virement devra avoir enregistré votre entreprise au préalable. Ce qui peut ajouter un délai supplémentaire au retard de paiement. En effet, la plupart des établissements bancaires pratiquent un délai de 24 à 48h pour valider chaque nouveau bénéficiaire.
Enfin, un chèque peut se perdre voire ne pas être approvisionné, ce qui va engendrer de nouveaux délais et de nouveaux frais… puisque l’encaissement d’un chèque sans provision est facturable.
Ces solutions sont bien obsolètes, de nos jours des outils plus performants se développent afin d’optimiser le recouvrement et permettre la récupération des créances de manière simple et efficace, que ce soit pour vous, en tant que créancier ou que ce soit pour l’entreprise débitrice.
Une nouvelle méthode, plus simple et plus efficace !
Alors, quelle est l’alternative à ces « lettres mortes » traditionnelles ou numériques ? Cette nouvelle solution combine le meilleur de l’ancienne méthode et l’allie au paiement digital. Ça semble bien tout ça mais comment cela fonctionne ?
Un seul mode de paiement : la carte bancaire
Le principe est simple, il se focalise sur l’objectif : récupérer la créance. Partant de ce constat, une réflexion a été menée afin de savoir ce qui pourrait aider le débiteur à payer sa créance de la manière la plus rapide et la moins contraignante ? On sait qu’un virement est plus rapide qu’un paiement par chèque, et le paiement par carte bancaire est bien plus rapide que le virement. Par conséquent, cette nouvelle solution de recouvrement se concentre sur le règlement de la créance, uniquement par carte bancaire.
Deux canaux de communication : e-mail et sms
Maintenant, il faut décider des moyens de diffusion des demandes de recouvrement. Que ce soit par le canal sms ou par le canal e-mail, le créancier bénéficie d’un portail pour gérer et suivre ses opérations. On est alors dans une opération avec une réelle visibilité, ce qui permet de tracker les débiteurs récalcitrants de manière plus drastique. A noter que les clients sont comme les enfants, « ils testent ». A partir du moment, où ils décèlent une faiblesse dans votre gestion des recouvrements, ils utiliseront ce point faible pour optimiser leur propre trésorerie. Avec notre solution, le recouvrement deviendra votre point fort.
Une technique innovante simple et efficace
Dans ce cas précis, la relance envoyée par sms ou par courriel contient un lien cliquable. Le débiteur peut l’ouvrir depuis un ordinateur ou depuis son mobile, l’un ou l’autre a la même efficacité, par conséquent, ce choix reste à sa discrétion. Le client débiteur ouvre ainsi, l’accès à une page de paiement sur laquelle il peut renseigner les éléments de sa carte bancaire afin de procéder au règlement. Tout se fait en temps réel, dès que le paiement est effectué, le responsable du recouvrement au sein de l’entreprise qui détient la créance, est automatiquement informé.
Ce service simple qui fonctionne quel que soit le nombre de débiteurs.
Enfin, une solution d’interfaçage innovante s’associe avec l’ERP et les systèmes comptables de l’entreprise, ce qui vient renforcer l’efficacité et le suivi des créances. L’outil identifie directement dans la base de facturation, les créances arrivées à échéance et lance des relances automatiques, évitant au responsable administratif de passer des heures à sélectionner ligne par ligne les clients concernés. Une fois les règlements effectués, ces factures quittent le statut « impayé » en étant automatiquement sorties du dossier de créance via un lettrage comptable automatisé. C’est donc un gain de temps considérable pour l’entreprise.
En résumé, ce service de paiement par lien proposé par Mobip est un outil agile qui fiabilise et simplifie le recouvrement, contactez nos équipes pour en savoir plus.
